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医学院关于教职工因公出国(境)网上办理审批流程的重要通知(附件已更新)

发布时间:2020-01-08 16:50:14 点击次数:

各位老师,

为方便您办理校内因公出国(境)审批手续,我校师生网上办理因公出国(境)审批业务已于20171010日正式开通,详见下方校外办通知链接:

http://fao.tongji.edu.cn/3e/dd/c4111a81629/page.htm

校外办自此将不再受理纸质版申报材料,具体学院内部申报流程请参见附件说明。

附件:1. 医学院教职工因公出国境申请手续流程图.pdf

           2. 同济大学回国人员情况汇报表(长短期及台湾).doc

           3. 同济大学教职工因公出国(境)行前教育情况表.doc


# 常见问题的梳理与汇总:

Q:邀请方如何准备邀请函?办理签证所需哪些材料?

A:请用鼠标点击:上海外事办,选择相应的洲别和国家信息,进行查询。


Q:   对于出访天数,是否有具体要求?

A: 请用鼠标点击:注意事项,进行查询。


Q:如何申请因公护照?

A:在申请之前,须持有出访批件。校内出访批件的申请流程请见上述附件1.


Q:因公护照办理所需多长时间?

A:对于持本市户口者,五个工作日。外地户口的话,时间稍微长些。届时本人须留指纹。


Q:请简要说明一下因公出访申请流程?

A:1.  拿到邀请函电子版后,先在本网页上找到#常见问题的第一条,务必确认邀请函是否符合上海外事办因公签证的办理要求。如无出入,再根据签证需要决定是否准备邀请函原件。

      建议拿给同济服务大厅签证科老师看一下。联系方式请见上述附件1.


     2.  接下来访问同济大学服务大厅网站(详见附件1),先提交团组号审批OA,直接进入公示环节以及必要的行前教育谈话(如有问题,请随时联系学院外事办,联系电话:65985604)。公示无异议后,接下去提交教职工出访审批OA,所填内容和团组号OA差不多,请不要忘记勾选公示流程选项以及院系领导信息,待OA流转完毕(即等到校外办批复后),务必按照校外办的批复意见(即:返回到团组号OA进行一次“提交”用以办结,只有办结之前的校内流程,才会接收到批件领取短信通知)前往同济大学服务大厅领取批件。


     3.  开始着手准备因公护照申请,或者进入签证办理流程(已有因公护照的)。


Q:出访前为什么要查看一下因公护照的有效期呢?

A:按规定,出访前,申请人的因公护照必须留有半年以上的有效期。


Q:  出访申请流程大概需要多长时间?

A:以下仅供参考:

      团组号OA审批1-2个工作日;

      出访前的公示原则上五个工作日;

      教职工出访OA审批不超过五个工作日;

      因公护照办理最少五个工作日;

      签证办理时长根据各国因公签证办理要求而定,一般在一个月以内。美国和英联邦国家可能会长一些。


Q:  如何查看教职工出访OA的审批流转进展?

A:   请登录OA系统,在待办事项里找到并点击进入该条请示(流程)记录,通过页面左上角的选项选择,将显示出来的OA请示(流程)表单切换到(流程)状态。由于出访申请须使用个人校内账号登录,所以学院外事办没有权限查阅个人提交的教职工出访OA的流转情况。如需帮助联系OA下一个节点审核人,请联系学院的公文秘书何老师,联系电话:65981591。


Q:  教职工出访OA一旦提交后能否修改?

A:不能,要么重新新建一个,要么待回国后提交一份情况说明的OA请示,用于变更出访信息。后者的做法是不予鼓励与建议的,所以请务必认真填写教职工出访OA,保证相关出访信息与实际相符合,以确保后续能够进行财务报销。


Q:  教职工出访OA里的日程安排怎么填写?

A:  为确保财务报销顺利,烦请参照以下做法:

     14天及以下按每天日程安排填写;

      3个月以下按每周安排填写;

      3个月以上按每月安排填写;

     城市间交通方式:出访期间为市内交通,出发和抵达日期填飞机;

     返回并抵达上海的日期必须为海关入境日期。

     

Q:回国后怎么办?

A:请及时提交上述附件2,具体操作详见上述附件1.


Q:回国报销需要准备哪些材料?

A:附图.pdf仅供参考,该PDF里的“外办”所指:同济服务大厅出境科。

      具体还是以同济服务大厅出境科、财务处报销大厅的有关要求为准。




特此通知,望相互转告! 



医学院外事办

二〇一七年十月十二日首发

二〇二〇年一月八日补充



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