各位老师，

为方便您办理校内因公出国（境）审批手续，我校师生网上办理因公出国（境）审批业务已于2017年10月10日正式开通，详见下方校外办通知链接：

http://fao.tongji.edu.cn/3e/dd/c4111a81629/page.htm

校外办自此将不再受理纸质版申报材料，具体学院内部申报流程请参见附件说明。

附件：1. 医学院教职工因公出国境申请手续流程图.pdf

           2. 同济大学回国人员情况汇报表（长短期及台湾）.doc

           3. 同济大学教职工因公出国（境）行前教育情况表.doc

# 常见问题的梳理与汇总：

Q：邀请方如何准备邀请函？办理签证所需哪些材料？

A：请用鼠标点击：上海外事办，选择相应的洲别和国家信息，进行查询。

Q:   对于出访天数，是否有具体要求？

A： 请用鼠标点击：注意事项，进行查询。

Q：如何申请因公护照？

A：在申请之前，须持有出访批件。校内出访批件的申请流程请见上述附件1.

Q：因公护照办理所需多长时间？

A：对于持本市户口者，五个工作日。外地户口的话，时间稍微长些。届时本人须留指纹。

Q：请简要说明一下因公出访申请流程？

A：1.  拿到邀请函电子版后，先在本网页上找到#常见问题的第一条，务必确认邀请函是否符合上海外事办因公签证的办理要求。如无出入，再根据签证需要决定是否准备邀请函原件。

      建议拿给同济服务大厅签证科老师看一下。联系方式请见上述附件1.

     2.  接下来访问同济大学服务大厅网站（详见附件1），先提交团组号审批OA，直接进入公示环节以及必要的行前教育谈话（如有问题，请随时联系学院外事办，联系电话：65985604）。公示无异议后，接下去提交教职工出访审批OA，所填内容和团组号OA差不多，请不要忘记勾选公示流程选项以及院系领导信息，待OA流转完毕（即等到校外办批复后），务必按照校外办的批复意见（即：返回到团组号OA进行一次“提交”用以办结，只有办结之前的校内流程，才会接收到批件领取短信通知）前往同济大学服务大厅领取批件。

     3.  开始着手准备因公护照申请，或者进入签证办理流程（已有因公护照的）。

Q：出访前为什么要查看一下因公护照的有效期呢？

A：按规定，出访前，申请人的因公护照必须留有半年以上的有效期。

Q:  出访申请流程大概需要多长时间？

A：以下仅供参考：

      团组号OA审批1-2个工作日；

      出访前的公示原则上五个工作日；

      教职工出访OA审批不超过五个工作日；

      因公护照办理最少五个工作日；

      签证办理时长根据各国因公签证办理要求而定，一般在一个月以内。美国和英联邦国家可能会长一些。

Q:  如何查看教职工出访OA的审批流转进展？

A:   请登录OA系统，在待办事项里找到并点击进入该条请示（流程）记录，通过页面左上角的选项选择，将显示出来的OA请示（流程）表单切换到（流程）状态。由于出访申请须使用个人校内账号登录，所以学院外事办没有权限查阅个人提交的教职工出访OA的流转情况。如需帮助联系OA下一个节点审核人，请联系学院的公文秘书何老师，联系电话：65981591。

Q:  教职工出访OA一旦提交后能否修改？

A：不能，要么重新新建一个，要么待回国后提交一份情况说明的OA请示，用于变更出访信息。后者的做法是不予鼓励与建议的，所以请务必认真填写教职工出访OA，保证相关出访信息与实际相符合，以确保后续能够进行财务报销。

Q:  教职工出访OA里的日程安排怎么填写？

A:  为确保财务报销顺利，烦请参照以下做法：

     14天及以下按每天日程安排填写；

      3个月以下按每周安排填写；

      3个月以上按每月安排填写；

     城市间交通方式：出访期间为市内交通，出发和抵达日期填飞机；

     返回并抵达上海的日期必须为海关入境日期。

     

Q：回国后怎么办？

A：请及时提交上述附件2，具体操作详见上述附件1.

Q：回国报销需要准备哪些材料？

A：附图.pdf仅供参考，该PDF里的“外办”所指：同济服务大厅出境科。

      具体还是以同济服务大厅出境科、财务处报销大厅的有关要求为准。

特此通知，望相互转告！ 

医学院外事办

二〇一七年十月十二日首发

二〇二〇年一月八日补充