同济大学医学院教职工因公出国（境）办理程序

一、出访前信息公示与行前教育

医学院教职工须通过同济大学出国（境）网上申报系统办理因公出访申请。出访申请一经提交，系统即自动进入公示环节。出访前公示内容包括团组全体人员的姓名、单位和职务，出访国家和地区、任务安排、往返航线，激请函、邀请单位情况介绍，经费来源和预算等。公示期限原则上不少于5个工作日，公示结束后由医学院国际教育与合作办公室出具出访前公示情况说明。

公示期间，学院党委根据既往出访记录、出访国家和地区等情况安排专人进行行前教育，并协助出访人员完成《同济大学教职工因公出国（境）行前教育情况表》的填写及《承诺书》的签署。行前教育相关规定按照《同济大学师生因公出国（境）行前教育与归后总结工作流程》执行。

二、出国（境）任务批件办理

1. 登录同济大学“出国（境）一件事”系统（网址：https://chujing.tongji.edu.cn），点击“教师因公出国（境）”模块，填写出访基本信息（①团组成员­——②出访任务——③出访地信息——④行程安排——⑤任务及经费——⑥个人信息——⑦工作信息——⑧最近出访记录——⑨上传材料），并上传境外邀请方邀请函。首次登录前，应参阅同济大学“出国（境）一件事”系统使用说明（网址:https://fao.tongji.edu.cn/info/1023/7470.htm）。出访申请对应唯一团组号：若多人出行，可选一名老师为团组长；若一人出行则团组长和团组员均为本人。出访申请一经提交，系统即自动进入公示环节。待出访前公示结束，上传出访前公示情况说明。

2. 出访前公示情况说明一经上传，系统即自动进入审批环节，依次包括学院院长，学院书记、大学外办、财务处、人事处、组织部等相关部门。出访人员可通过“出国（境）一件事”系统实时查询审批进度。

3. 审批通过后，出访人员根据相关短信通知前往四平校区综合服务大厅领取出国（境）任务批件，并至大学外办签证办公室办理因公护照及签证。

三、因公证件和签证（签注）办理

因公护照、因公出国签证及赴港澳地区签注，由大学外办专管员协办，办理地点设在四平校区综合服务大厅。

鉴于出访前公示、任务审批、因公证件办理所需时间至少为三周，签证（签注）办理时间由相应签发机构决定，出访人员应提前办理因公出国（境）的申请，预留充足时间用于出国（境）任务审批、因公证件及签证（签注）办理。

出访任务结束后，出访人员应在回国（境）7天内向大学外办交还因公证件。因公证件超出期限未归还，即视为逾期，学校将暂缓或停止办理其再次出国（境）的审批手续。

四、归后总结与信息公示

出访人员应在回国（境）2周内主动联系学院党委，填写《同济大学回国人员情况汇报表》及《同济大学出国（境）人员回访记录表》。纸质版原件提交学院党委留存。电子版以电子邮件附件形式发送至大学外事办邮箱（chujing@tongji.edu.cn）, 邮件标题以姓名-出访国家-出访任务的格式命名（如：张*-德国-参加会议）。

出访人员应在回国（境）一个月内通过同济大学“出国（境）一件事”系统公示出访报告（点击“出访记录”下方的“上传回国材料”，在线提交《同济大学回国人员情况汇报表》的填写内容）。一经提交，系统即自动进入公示环节。公示期限原则上不少于5个工作日，公示结束后由医学院国际教育与合作办公室出具出访后公示情况说明。归后总结相关规定按照《同济大学师生因公出国（境 ）行前教育与归后总结工作流程》执行。

五、出国（境）费用报销

出访人员交还因公证件、提交《同济大学出国（境）人员情况汇报表》及办理出访后公示情况说明后，方可办理报销手续。

出访人员凭出国（境）任务批件、因公护照（港澳台出入证件）信息页复印件、签证（签注）和出入境记录复印件、费用明细单据等材料办理出国（境）费用报销。