关于2025年第二批次研究生重要国际学术会议基金专项资助申请通知

为进一步鼓励研究生积极参与国际高水平学术会议，培养具有国际视野的高层次拔尖创新人才，医学院现开展2025年第二批次研究生重要国际学术会议基金专项申请资助，相关通知如下:

一、会议基金专项立项事宜

1、基金资助要求

本基金2025年度第二批次主要用于资助学生赴境外参加2025年10月1日至 2025年12月20日之间举办、并列入《同济大学各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》中的顶级会议和A类会议所产生的往返国外旅费、城市间交通费、住宿费、会议注册费、签证费、保险费等相关费用。申请人须本人赴境外(不含港澳台地区)在该会议上进行口头报告或海报，申请资助时应提供含有会议主办方出具的正式口头报告/展板报告录用证明、及本人进行正式报告的参会高清照片等辅助证明材料。

2、基金使用要求

经费的使用必须符合学校的相关规章制度，获资助资格的研究生，由学院在财务系统进行授权，凭相关票据在资助额度内按学校相关财务要求在当年12月20日前进行实报实销，不足部分由导师科研项目经费或者个人承担。

3、选拔原则

根据“公平、公正、公开”的原则，确保选派学生参加高水平会议，积极扩大研究生派出规模。

二、资助对象和资助条件

1、会议基金资助的博士、硕士研究生应同时具备以下条件：

（1）热爱祖国，拥护中国共产党领导，思想政治素质优秀；遵守国家法律、法规，遵守公民道德规范，遵守学校管理制度，自觉践行社会主义核心价值观；

（2）全日制脱产非定向委培的在读博士生、硕士生；

（3）恪守学术道德规范，具有较强的科研能力和外语交流能力；就读以来有较好的学习成绩与科研业绩，无课程不及格记录；

（4）以第一作者（或导师第一作者,申请人为第二作者）撰写并以同济大学为第一署名及通讯作者单位的学术论文或摘要，被在国外（不含港澳台地区）举行的本学科领域权威的国际学术会议录用，且该会议被列入《同济大学各院系(学科)研究生重要国际学术会议目录》；

（5）申请人拟参加的国际学术会议与申请人的学位论文工作相关，所提交会议论文为申请者学位论文工作相关成果，且本人获邀在国外召开的国际会议上做口头或展板报告；

（6）身心健康。

    2、会议基金原则上优先资助参加《会议目录》中顶级会议并作口头报告、及未获得过学校同类资助出国的在读博士生。

    3、资助范围不包括正在国（境）外学习的人员。                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         

   4、研究生需严格按照学校规章制度，不能以参加国际学术会议为由影响正常教学秩序，例如缺课、缺考、缓考、重考等。

   5、学生应在派出前严格按所在学院、学校党委研究生工作部、外事办公室关于学生因公出国境管理规定，办妥行前谈话、学生因公出国境任务批件等审批手续，获批后方可派出。

三、资助流程

  1、学生申请：学生确认符合申报资格后，向医学院提交的申请材料如下：

（1）《同济大学研究生赴国外参加国际学术会议资助申请表》；

（2）由会议主办方出具的会议征文通知（大会简介）、正式邀请函、论文录用情况证明、申请者宣读论文时间安排表（请用醒目记号标注出本人作报告具体安排信息）、会议网址，并提供申请人本人进行口头报告的照片及其他辅助证明材料等（建议将照片放入word文档并进行相应的文字说明）；

（3）被接收的会议论文全文（材料须体现该论文本人为第一作者，且第一署名单位为同济大学；或本人导师为第一作者，本人为第二作者，且第一、第二作者署名单位均为同济大学）；

  2、学院评审：学院审核材料，并组织学科专家评审，确认拟资助名单，并在院内公示不少于5个工作日，公示过程应存档备查。

  3、办理派出手续：研究生应在参加会议前务必按照所在学院、学（研）工部及外事办要求办理好行前谈话、学生因公出国境任务批件等相关审批手续。

  4、报销手续：研究生完成参会任务一个月内，应按要求完成参会总结、及进行公开学术交流（如在课题组、学院及其他场合内汇报），并将报销材料递交给学院。学院审核通过，在财务处系统授权，研究生凭相关票据到财务处办理报销。报销材料如下：

（1）论文集封面、论文集目录、论文集中本人会议论文首页或摘要扫描电子版；

（2）报告人会议日程安排电子版（含报告人名字、论文题目，由会议主办方印刷）；

（3） 国际会议总结报告（含参加国际会议时的会场及本人进行口头报告的相关照片2张）；

（4）学生因公出国（境）任务批件；

（5）会议相关费用：签证费发票、往返机票发票原件、登机牌与行程单、会议注册费或住宿费收据发票、银行付款证明。

受理时间：2025年12月5日17:00前所有电子版材料请发送至邮箱：22666040@tongji.edu.cn, 纸质版材料请提交至同济大学沪西校区图书馆3层南大厅徐菁老师处（咨询电话：51030956）。

注：如所参加的会议在材料上交日期后（12月4日）至12月20日前举办，请先提交能证明符合申报资格的相关材料，及已实际产生的费用请提供相应票据（复印件）及支付记录，在完成参会返回后第一时间补交剩余材料及票据。逾期未提交者，视为自动放弃资助。

      附件1：2025年医学院研究生重要国际学术会议基金申请信息汇总表

附件2：同济大学研究生国际学术会议奖励基金申请表

附件:3：研究生国际学术会议奖励基金-总结模板

附件4：同济大学各院系（学科）研究生重要国际学术会议目录